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Le notariat est arrivé en Afrique dans les valises des colons blancs ou occidentaux qui avaient le souci de sécuriser les terres qu’ils s’étaient appropriés ou exploitaient sans en être propriétaires. Ils destinaient également ces officiers publics à l’authentification des transactions commerciales ou civiles qu’ils se préparaient à conclure dans tous les domaines. Conscients que l’époque de la colonisation serait tôt ou tard révolue au profit des acteurs nationaux, les colons ne voulaient surtout pas exposer leurs possessions à l’expropriation sans indemnisation. Car, pour être indemnisé de la perte de ses biens immeuble ou meuble, l’acte authentique notarié sert de preuve irréfutable au demandeur jusqu’à inscription de faux en écritures publiques. Les années passant, les colons ont signé des actes notariés avec l’Etat de Côte d’Ivoire en gestation, mais également avec des ivoiriens qui découvraient ainsi le ministère du notaire et ses bienfaits dans le domaine du conseil juridique, de l’authentification des actes, de la perception des droits pour le compte de l’Etat, de la publication et la conservation des actes publics notariaux. Cependant, comme en France continentale, l’intérêt du notariat se confirme en Côte d’Ivoire dans le secteur redoutable des transactions immobilières. Relevant des missions de puissance publique déléguées au notaire par l’Etat (loi n° 71-74 du 16 Février 1971), la sécurisation juridique des transactions immobilières occupe 40 % de l’activité des notaires, loin devant les successions et libéralités, les sociétés et commerces, le conseil juridique notarial etc…/.

Le rôle et l’utilité du notaire qui est la quête de notre démarche nous donne l’occasion de rappeler les missions du notaire en amont (I) et en aval (II) de la signature des actes authentiques notariés
I°- L’intervention du notaire préalablement à la signature des actes
Avant qu’interviennent les signatures à proprement parlé, l’apposition du sceau officiel, l’officier public déploie une expertise qui fonde la pertinence de son intervention, ainsi que nous le verrons ci dessous.
A°- Le conseil juridique et les choix de schémas patrimoniaux
Les transactions immobilières supposent la rencontre d’au moins deux volontés qui s’accordent sur le principe de la transaction (entendre ici vente en général), sur la chose (l’immeuble ou le droit immobilier), sur le prix (valeur proposée par le vendeur et acceptée par l’acquéreur). Les parties au contrat saisissent le notaire avec le plus souvent, l’idée que son intervention se limite à apposer sa signature et le sceau de l’Etat pour constater leur accord de volontés dont il n’est pas partie. Faux !, S’il est vrai que le notaire est un tiers intervenant, sa casquette d’Officier Public le place en posture de représentant de l’Etat dont les parties attendent la garantie de leurs droits aussi divergents soient-ils. Ainsi, le notaire ne se contentera t-il pas de recueillir les informations, au contraire, en tant que représentant de l’Etat, il a l’obligation d’éclairer les parties sur les choix stratégiques et les options juridiques qu’impliquent leur transaction immobilière. Le notaire doit attirer l’attention des parties au contrat sur la nature et l’étendue de leurs obligations contractuelles. En pratique, alors que le demandeur aurait pensé à effectuer une donation simple ou un apport à une société par exemple, le notaire peut, après avoir préalablement déployé une ingénierie notariale et fiscale, conseiller au demandeur de procéder à une vente immobilière. Le schéma retenu in fine ayant vocation à changer les acteurs, on aurait au final, non plus, d’un côté, un donateur et de l’autre, un donataire, mais un vendeur et un acquéreur. Les conseil et stratégie inspirés par l’homme de loi doivent tenir compte des agrégats fiscaux ainsi que de la finalité économique de l’opération. L’intérêt des parties, quel que soit le contrat, est centré sur le paiement de droits fiscaux à tout le moins minorés, dans tous les cas de figure, justes ou non exorbitants et c’est justement la charge du notaire d’aider le vendeur et l’acquéreur à opérer des choix moins coûteux mais garantissant leurs droits durablement après la transaction immobilière. Cette phase acquise, le notaire procède à la vérification des documents qui lui sont transmis par les parties.
B°- La vérification documentaire
Dans le cadre d’une vente immobilière, il est demandé au vendeur de présenter au notaire un certain nombre de pièces et documents. La réunion desdites pièces est d’autant plus importante qu’elles permettront au notaire de voir des cas de fraudes habituelles indécelables à l’œil nu. Plusieurs hypothèses s’y prêtent savoir : un Directeur de Société qui, sans procuration spéciale aucune, déciderait de vendre un immeuble de la société ; un héritier qui vend un immeuble de l’héritage sans que le partage des biens ait été opéré entre les différents héritiers ; un mineur qui vend un immeuble lui appartenant sans recours au juge des tutelles; l’homme marié qui vend l’immeuble de la communauté sans le consentement de son épouse ; les propriétaires terriens coutumiers qui vendent des immeubles à plusieurs personnes ; un bien immobilier vendu par une personne portant le même nom que le vrai propriétaire ; des titres fonciers falsifiés, n’existant pas à la Conservation de la Propriété Foncière et des Hypothèques ; des terrains du domaine public vendu à des tiers ; un bien immobilier vendu avec un litige sur le bornage etc…En outre, il est important de souligner que seuls les notaires sont habilités à effectuer des recherches à la Conservation foncière. Ainsi, ils savent quels sont les pièges qu’il convient d’éviter. Ainsi donc, les pièces ci après seront demandées au vendeur ou à l’acquéreur, savoir :
1°- sa pièce d’identité recto verso à jour ainsi également que celle de son conjoint s’il est marié et le cas échéant, copie de son contrat de mariage, voir celle du livret de famille. Face à la recrudescence des doublons et des identités factices, le notaire vérifie l’authenticité de la pièce d’identité. Il lui arrive de prendre l’attache des maternités, des sous-Préfectures et mairies de naissance des parties. Autant que faire se peut (n’ayant ici qu’une obligation de moyen), l’officier public fera attention aux photos des comparants et ne pas se contenter d’une simple ressemblance avec le porteur de la pièce d’identité. Il est courant que des personnes en instance de divorce, usurpent la pièce d’identité de leur conjoint, se présentant avec une ou un sosie pour tromper la religion du notaire, lui faisant croire à l’accord des époux sur la vente. Une telle erreur de la part du notaire reste fatale si le faux couple a disparu dans la nature avec les fonds alors que le conjoint abusé poursuit la nullité de la vente en justice.
2°-un certificat de localisation de l’immeuble dressé par un géomètre agrée. Ledit certificat contient les informations très précises sur l’environnement géographique de l’immeuble. Il y est décrit la désignation de sa superficie exacte, l’étendue des différentes pièces, leurs volumes, leur nombre exact, l’année de construction sans préjuger de la sécurité juridique de l’opération. Il s’agit d’un travail matériel d’expertise faisant état d’un constat sur l’existant.
3°-un quitus fiscal de date récente. C’est une pièce dont le vendeur peut se procurer au centre des impôts du lieu de situation de son immeuble en communicant aux agents fiscaux, son numéro de compte contribuable. Il est important que le vendeur soit à jour des impôts fonciers et de la taxe foncière au moment de la transaction immobilière. Rappelons que la taxe foncière est due par le propriétaire du bien au premier janvier de l’année en cours. Le propriétaire doit donc supporter la totalité de la taxe foncière même si la vente intervient en début d’année, ce qu’il n’appréciera guère. C’est pourquoi, en pratique, il est généralement stipulé dans l’acte de vente un mode de répartition différent, prévoyant notamment la récupération sur l’acquéreur du prorata de taxe proportionnellement au temps restant à courir à compter du transfert de propriété (ou de l’entrée en jouissance si elle ne correspond pas au transfert de propriété) : le vendeur supporte le prorata de taxe foncière du 1er janvier à la date convenue, et l’acquéreur celui qui court de cette date au 31 Décembre suivant.
Quant à la taxe d’habitation, elle est réputée payable par l’habitant au premier janvier de l’année en cours. La charge de la taxe est donc liée à la jouissance. Mais comme pour la taxe foncière, les parties peuvent convenir d’une répartition différente et prévoir que l’acquéreur en supportera une quote-part proportionnelle au temps restant à courir de la date d’entrée en jouissance au 31 Décembre de l’année en cours. Toutefois, en pratique un tel mode de répartition, différent de la solution légale, est assez rare s’agissant de la taxe d’habitation.
4°-Un dossier technique le cas échéant
Le dossier technique est constitué par un géomètre agrée à la demande du notaire qui cherche à informer l’acquéreur des dimensions cartographiques et géotechniques de la parcelle vendue. Le géomètre dresse un rapport complet prenant appui sur le tableau des coordonnées et des calculs. Il fait ressortir la polygonale et un extrait topographique assorti d’un plan de situation voire un plan de masse de la parcelle vendue. Le rapport du géomètre doit en d’autres circonstances procéder à des fusions de données, en cas de risque de litiges liés aux empiètements, pour connaître la réalité de la diminution provoquée par l’empiètement en question. Les frais, taxes et honoraires du géomètre sont supportés par le vendeur en principe, mais le notaire se chargera de débourser les fonds avant de se retourner contre le vendeur en fin d’opération.
5°- Le titre foncier du bien ou tout titre équivalent voire de remplacement
Le titre foncier est l’acte judiciaire ou administratif qui rattache le bien immobilier à un propriétaire. Selon l’ordonnance numéro 2013-481 du 2 Juillet 2013 fixant les règles d’acquisition de la propriété des terrains urbains, l’ACD (Arrêté de Concession Définitive) constitue le titre de propriété parfait délivré sur les parcelles issues de lotissements approuvés. En outre, suivant une première mutation, il peut être également délivré un Certificat de Mutation de la Propriété Foncière (CMPF) au propriétaire par la Conservation de la Propriété Foncière et des Hypothèques.
6°-Un état foncier hors formalités
Le notaire prudent procède à l’interrogation systématique du livre foncier pour connaître avec précisions, les données d’identité actuelles du bien immobilier. On y trouve à la section 4 par exemple, l’identité du ou des propriétaires. Des indications y sont également fournies en ce qui concerne les superficies cadastrales du bien, mais surtout, on découvre les inscriptions et charges potentiellement prises sur le bien au profit d’un tiers alors qu’il est possible que lesdites inscriptions rendent le bien indisponibles à la vente. Ce qui peut arriver lorsque la créance inscrite est supérieure au prix de vente du bien en sorte qu’il sera impossible de désintéresser le créancier à fortiori, payer les droits et taxes. L’état est dit hors formalités en ce sens que la durée de vie des informations y contenues court de la saisine du conservateur jusqu’à la demande de publication de l’acte de vente. Il sera temps de demander un état sur formalités après cette étape pour s’assurer que le vendeur n’a pas inscrit une hypothèque nouvelle sans prévenir le nouvel acquéreur ou le notaire après avoir vendu et avant les formalités de publicité au livre foncier. Ce n’est pas un cas rare mais la responsabilité pénale du vendeur serait alors recherchée pour abus de confiance doublé de faux et usage de faux.
C°- Le recours aux intervenants extérieurs au notaire
Assez fréquemment au cours de l’instruction dossier de vente immobilière, le notaire fait appel à des experts extérieurs. C’est le cas du géomètre qui sera sollicité pour établir le dossier technique, le certificat de localisation. Ce sera également le cas de l’huissier de justice, de l’expert comptable ou en estimation de valeurs, de l’avocat le cas échéant et notamment, lorsque la régularisation de la vente nécessite la levée d’une pré notation ou incite à organiser une procédure judiciaire préalable. On peut citer les agences immobilières et même les banques qui pourvoient au financement de l’opération parce que le notaire aura la lourde tâche de veiller au remboursement l’encours bancaire du vendeur préalablement à l’acte. Chaque expert, ayant établi ses travaux, les transmet au notaire qui sera chargé de centraliser les données en instrumentant. Comme conséquence de leurs travaux et rendus, les experts extérieurs vont adresser leurs factures et notes de frais au notaire qui sera chargé de les rémunérer avant de se retourner contre le vendeur à fin de remboursement.
D°- L’analyse synthétique des pièces, actes et documents
La désignation du bureau de travail du notaire dite « étude de notaire » prend ici, tout son sens. En effet, le notaire engage sa responsabilité sur les documents qui lui sont transmis surtout que ce sont les informations ainsi glanées qui constituent le socle de son instrumentum (contenu de son acte écrit). Aussi, est-il dans l’obligation de vérifier la compétence de chaque intervenant, son assurance de responsabilité civile ou professionnelle, le contenu même des travaux qui lui sont transmis. On verra le notaire éplucher les plans de situation, de masse, polygonale etc…., tout comme le notaire lira un business plan établi par un comptable, déchiffrera un bilan rendant compte d’écritures comptable etc. L’ensemble des professionnels intervenant ainsi indirectement à la confection de l’acte de vente demandera rémunération au notaire tenu de les provisionner avant de se faire rembourser par le vendeur.
E°-La rédaction des actes
L’article 1317 du code civil donne de l’acte authentique la définition suivante : « Acte reçu par Officiers publics ayant le droit d’instrumenter dans le lieu où l’acte a été rédigé, et avec les solennités requises ». La notion de solennité est attachée à l’acte instrumentaire et non pas à l’opération juridique que celui ci constate. Cela signifie que pour être valable comme acte notarié, l’écrit portant sur la transaction immobilière doit obligatoirement respecter les formes prescrites ; pour autant, la vente n’est pas un contrat solennel et reste un contrat consensuel, c’est à dire un contrat qui se forme par le seul échange des consentements des parties. Il s’agit notamment , de l’indication du nom et du lieu d’établissement du notaire, du lieu où l’acte est passé, de la date à laquelle est apposée chaque signature, du caractère indélébile de l’écriture, des paraphes et signatures, de l’énonciation en toutes lettre de la date de signature de l’acte par le notaire, de la numérotation de chaque page et de l’indication du nombre de pages en fin d’acte, de l’indication du nombre de pages en fin d’acte, de la lecture donnée par le notaire ou prise par les parties, de la mention de cette lecture dans l’acte, de l’apposition sur les pièces annexées à l’acte de la mention constatant l’annexe revêtue de la signature du notaire, du paraphe de chaque feuille par le notaire et les signataires de l’acte etc…..
F°-La lecture des actes préalablement aux signatures
L’acte notarié de vente doit être reçu par le notaire (Loi du 25 Ventôse an XI, article 9, 3°). La réception de l’acte par le notaire s’entend de la présence du notaire lors de sa lecture et de la réception des signatures. L’acte peut être lu et signatures des parties recueillies par un clerc habilité, c’est à dire un collaborateur salarié du notaire remplissant les conditions de compétence attestées par des diplômes professionnels et une expérience, et déclaré auprès des autorités professionnelles et judiciaires de tutelle (Loi du 25 Ventôse an XI article 10). L’acte est en outre signé par le notaire et n’acquiert l’authenticité que par cette signature.
G°-Le règlement des frais d’acte notarié
L’établissement de l’acte notarié constatant la vente entraine l’exigibilité des frais : sommes acquises au notaire en rémunération de son intervention, débours exposés par celui-ci dans le cadre de la préparation de l’acte, impôts de mutation au titre des droits d’enregistrement ou de la TVA et salaire du conservateur des hypothèques. En principe, c’est l’acquéreur qui est redevable des frais d’acte. La rémunération du notaire est fixée par le décret numéro 2013-279 du 24 Avril 2013, portant tarification des émoluments et frais de justice en matière civile, commerciale, administrative et sociale. Ce même texte fixe les règles qui s’imposent aux notaires et aux parties, tant en ce qui concerne la détermination du montant de cette rémunération qu’en ce qui concerne les conditions de sa perception. Le notaire doit le tenir à la disposition de toute personne qui en fera la demande. Selon la loi de finances pour 2014, le taux de taxation des droits de mutation à titre onéreux dus à l’Etat est fixé à 4 % alors que la taxe de publicité foncière s’établie toujours à 1,2% sur l’assiette du prix de vente convenu. A cela, s’ajoutent bien entendu, les émoluments 2 % environs, les honoraires de vacation du notaire restant libres d’appréciation ainsi que les déboursés (sommes réglées aux tiers experts, remboursement des frais de déplacement, des frais exceptionnels exposés à la demande du client etc….) payables sur présentation des preuves.
II°- L’intervention du notaire postérieurement à la signature des actes
La signature de l’acte authentique de vente par-devant le notaire n’est que la première phase des formalités. Celles qui suivent, plus délicates exigent de lui, célérité et diplomatie pour garantir aux parties des actes publics contraignants et opposables à tous.
A°- Vérification par le notaire de la régularité des actes signés
Le service des formalités des actes au sein de l’office notarial procède au contrôle formel des actes pour identifier et extraire tous les germes d’omission ou d’erreurs. L’acte de vente immobilière ne sortira du bureau du notaire pour prendre le chemin de celui du conservateur qu’après avoir été purgé de toutes les malfaçons outre la taxation et l’oblitération des timbres fiscaux d’usage.
B°- Transmission des actes signés au bureau des hypothèques territorialement compétent
La recette des impôts et la conservation des hypothèques collaborent depuis l’année 2013 dans le cadre des formalités dites fusionnées de telle sorte que les formalités de l’enregistrement et de publicité foncière sont traitées simultanément pour les ventes d’immeubles et s’effectuent au bureau des hypothèques du lieu de situation de l’immeuble. Aussi, il existe un lien entre le fichier immobilier (qui permet de connaître le propriétaire d’un immeuble) et le cadastre (qui établit les impositions foncières liées à la propriété). Ensuite, pour assurer la concordance entre le fichier immobilier et le cadastre, le dépôt à la conservation des hypothèques d’un acte entrainant une modification de données cadastrales doit-il comprendre un extrait cadastral et un état foncier de moins de trois mois auxquels l’acte doit être conforme, ainsi qu’un extrait analytique de l’acte.
C°- Paiement des droits et taxes aux impôts
Les frais d’acte prélevés par le notaire à l’occasion de la vente immobilière sur le compte de l’acquéreur pour les droits d’enregistrement et de publicité foncière, 5,2% (actuellement) , la plus-value immobilière au taux de 3% calculée sur la base du prix de vente due par le vendeur sont reversés par ce dernier à la caisse de la recette fiscale qui délivre une quittance au notaire à charge pour lui de la conserver dans l’intérêt de toutes les parties.
D°- Retrait des actes auprès de l’administration fiscale
Une fois les formalités effectuées, les reçus de paiement des droits et taxes disponibles, l’administration fiscale conserve des copies d’actes mais prend soins de retourner au notaire, la minute de l’acte de vente immobilière à charge pour lui d’en extraire postérieurement des copies authentiques, le cas échéant, des copies exécutoires, des copies simples en cas de besoin. La minute de l’acte étant l’original reste par contre conservée chez le notaire puis éventuellement chez son successeur pendant au moins 100 ans avant d’être reversée dans les archives publiques de l’Etat de Côte d’Ivoire.
E°- Remise des copies d’actes authentiques aux clients sous formats scellés
Comme il est ci-dessus indiqué, le retour de la formalité des actes à l’office constate la fin du processus de la vente immobilière. La minute ayant regagné son fief, revêtue désormais du sceau de l’administration fiscale et portant les timbres fiscaux justifiant la régularité de la procédure, va connaître un clonage. En effet, l’acquéreur de l’immeuble ou partie d’immeuble, voire de droits immobiliers reçoit une copie authentique de la vente ainsi qu’une copie simple plus les reçus ainsi que son solde de compte à la comptabilité de l’office notarial. Quant au vendeur, il n’a pas droit à une copie d’acte étant donné qu’il n’a plus le pouvoir de se prévaloir d’un titre quelconque concernant le bien. En délivrant une copie d’acte au vendeur, il est à craindre que ce dernier veuille s’en prévaloir pour perturber la jouissance paisible de son successeur à la propriété immobilière.
F°- Inscription et numérotage des actes au répertoire des actes de l’office
L’acte de vente immobilière revenu des formalités avait certainement déjà été numéroté dans un registre tenu dans les livres de l’office notarial. Le répertoire d’acte et l’archivage a lieu au moment où la minute de l’acte authentique de vente cherche à rejoindre les archives pour y être cotée et conservée.
G°- Conservation des actes par le notaire
L’acte notarié de vente immobilière est un acte public dont le notaire n’est pas propriétaire mais qu’il est tenu de conserver. Cette obligation de conservation est d’une durée de cent ans. Au-delà, les actes sont versés aux archives nationales où ils peuvent toujours être consultés. Le notaire ne peut se dessaisir de l’acte qu’il a établi que pour permettre l’accomplissement de la formalité de l’enregistrement lorsque l’acte y est soumis, ou entre les mains de l’autorité judiciaire dans des conditions strictement définies. Chaque office notarial est tenu d’établir au jour le jour le répertoire des actes reçus. Ce répertoire, dont une copie est déposée chaque année au greffe du tribunal de première instance, permet de connaître l’existence d’un acte et facilite la reconstitution de son contenu en cas de sinistre (incendie, inondation etc..). Ce répertoire est tenu sur support papier ou sur support électronique.

Sources: Abidjan.net